Coordinadora Administrativa - Operativa Atelier de Caballeros

Resumen del Puesto:

La Coordinadora Administrativa es responsable de gestionar y coordinar las actividades administrativas del atelier, incluyendo el seguimiento de pedidos de clientes, la operación del servicio de lavandería (dry cleaner), la supervisión de las funciones contables y el control de las órdenes en el área de producción. Su objetivo principal es asegurar que todas las áreas operativas funcionen de manera eficiente y efectiva, manteniendo altos estándares de calidad y satisfacción del cliente.

Responsabilidades:

• Gestión de Pedidos de Clientes:
o Responsabilidad: Supervisar la recepción y procesamiento de pedidos de clientes, asegurando precisión en los detalles y cumplimiento de los plazos de entrega.
o Tareas: Verificar y confirmar pedidos, coordinar con el equipo de producción y resolver cualquier inconveniente relacionado con los pedidos.

• Operación del Dry Cleaner:
o Responsabilidad: Coordinar las operaciones diarias del servicio de lavandería, asegurando un servicio de alta calidad y cumplimiento con los estándares establecidos.
o Tareas: Supervisar la recepción y entrega de prendas, gestionar el flujo de trabajo del dry cleaner, y mantener los registros adecuados.

• Supervisión Contable:
o Responsabilidad: Supervisar y apoyar al Auxiliar de Contabilidad en la gestión de las funciones contables diarias, incluyendo la contabilidad de proveedores, clientes y costos operativos.
o Tareas: Revisar y aprobar informes contables, gestionar conciliaciones bancarias y controlar el cumplimiento de procedimientos contables.

• Control de Órdenes de Producción:
o Responsabilidad: Dar seguimiento a las órdenes de producción para asegurar que se cumplan los requisitos y tiempos establecidos.
o Tareas: Coordinar con el equipo de producción, revisar el estado de las órdenes y resolver problemas que puedan surgir durante el proceso de producción.

• Administración General:
o Responsabilidad: Asegurar el funcionamiento eficiente de las operaciones administrativas del atelier, incluyendo la coordinación de actividades y el cumplimiento de políticas y procedimientos.
o Tareas: Gestionar el inventario de suministros administrativos, coordinar reuniones y eventos, y apoyar en la implementación de mejoras de procesos.

Requisitos:

• Educación y Experiencia:
o Título universitario en Administración de Empresas, Contabilidad o área relacionada.
o Mínimo de 3 años de experiencia en un rol administrativo similar, preferiblemente en un entorno de moda o servicio al cliente.

• Conocimientos Técnicos:
o Experiencia en la gestión de pedidos y coordinación de operaciones.
o Conocimiento básico de contabilidad y manejo de software contable.
o Familiaridad con procesos de lavandería y gestión de inventarios.

• Habilidades Técnicas:
o Competencia en el uso de herramientas de gestión administrativa y contable.
o Capacidad para interpretar y aplicar procedimientos y políticas operativas.

• Competencias Blandas:
o Organización y Gestión del Tiempo: Habilidad para manejar múltiples tareas y prioridades simultáneamente.
o Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, con capacidad para interactuar efectivamente con clientes y equipos internos.
o Resolución de Problemas: Capacidad para identificar y resolver problemas operativos de manera efectiva.
o Orientación al Cliente: Enfoque en la satisfacción del cliente y habilidad para manejar consultas y quejas de manera profesional.

Indicadores de Gestión del Desempeño (KPIs):

1. Precisión en la Gestión de Pedidos:
o Descripción: Porcentaje de pedidos procesados sin errores.
o Objetivo: Mantener un alto nivel de precisión en la recepción y procesamiento de pedidos.

2. Satisfacción del Cliente:
o Descripción: Nivel de satisfacción del cliente con el servicio de lavandería y la gestión de pedidos.
o Objetivo: Lograr altos índices de satisfacción mediante encuestas y feedback de clientes.

3. Eficiencia en la Operación del Dry Cleaner:
o Descripción: Tiempo promedio de procesamiento de prendas y cumplimiento con los plazos de entrega.
o Objetivo: Optimizar el tiempo de procesamiento y entrega de prendas.

4. Exactitud en Reportes Contables:
o Descripción: Porcentaje de informes contables sin errores.
o Objetivo: Asegurar precisión en la documentación y reportes contables.

5. Gestión de Órdenes de Producción:
o Descripción: Porcentaje de órdenes de producción completadas dentro del plazo establecido.
o Objetivo: Garantizar el cumplimiento de tiempos de producción y calidad de los productos.

6. Eficiencia Administrativa:
o Descripción: Tiempo total de cierre de tareas administrativas y cumplimiento de plazos internos.
o Objetivo: Mejorar la eficiencia en la gestión de tareas administrativas y procesos internos.