Auxiliar de Compras

PROPÓSITO

El objetivo principal del puesto es apoyar eficazmente al equipo de compras en todas las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios necesarios para la operación de la empresa.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

• Investigar y contactar proveedores potenciales para obtener cotizaciones y evaluar su idoneidad.
• Comparar precios, términos de entrega y calidad de productos para tomar decisiones de compra informadas.
• Procesar órdenes de compra y asegurar la entrega oportuna de los productos requeridos.
• Negociar precios, plazos de entrega y condiciones de pago con proveedores.
• Coordinar con proveedores y departamentos internos para garantizar la recepción adecuada de los productos.
• Mantener registros precisos de todas las transacciones de compras y comunicaciones con proveedores.
• Seguir las políticas y procedimientos establecidos para garantizar la transparencia y eficiencia en el proceso de compras.
• Colaborar en la gestión de inventarios para mantener niveles adecuados de existencias.
• Brindar apoyo administrativo al departamento de compras en tareas relacionadas.
• Asegura fiel cumplimiento del Checklist del proceso de compras, en cada transacción de compras y servicios.

Gestión de Pagos


• Responsable de Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago y canalizarlos con Finanzas.

• Mantiene un seguimiento y monitoreo los pagos a proveedores, cuando se haya completado el proceso de compras, los materiales y servicios hayan sido recibidos y los expedientes de pagos estén completados (debe tener la factura de compra y toda la documentación e informaciones que se requiere para que Finanzas proceda con los pagos hasta que los proveedores reciban los pagos.


Funciones en situaciones de emergencia

• Apoya en la logística, las compras, almacenamiento y transporte en situaciones de emergencia.
• Apoya para identificar proveedores que tengan la capacidad de ofrecer los servicios requeridos en caso de emergencia.
• Apoyo en cualquier otro rol que se requiera de acuerdo a la emergencia presentada.

Aspectos Generales

• Asegura que las políticas globales de Plan International para la protección de niños y jóvenes y la igualdad e inclusión de género estén totalmente integradas a sus funciones de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluidos los estándares de implementación relevantes y las pautas aplicables a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se informen y gestionen de acuerdo con los procedimientos adecuados.


EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Requisitos fundamentales

• Estudiante Universitario de Administración, Negocios Internacionales o carrera afín.
• Experiencia previa en funciones administrativas o de compras (preferiblemente).
• Conocimiento básico de procesos de compras y gestión de proveedores.
• Habilidades de negociación y comunicación efectiva.
• Capacidad para trabajar de manera eficiente en un entorno dinámico.
• Dominio de herramientas informáticas (Excel, Word, correo electrónico).
• Experiencia de un (1) año como asistente administrativa, asistente de compras o áreas afines.
• Se valorará positivamente el manejo del sistema SAP.